maandag 22 februari 2016

Hoe voorkom je dat belangrijke bestanden verloren gaan?

Je hebt vast wel eens gehoord dat iemand door een computerstoring waardevolle bestanden kwijtraakte (misschien overkwam het jou). Een simpel programma helpt om deze schade te beperken: wie wat bewaart kan verder.


 
Mijn advies: SyncToy
Iedereen die mij vertelt dat hij of zij door computerfalen bestanden is kwijtgeraakt, geef ik een welgemeend advies. En dat advies geef ik ook aan jou, hopelijk voordat je bestanden kwijtraakt.

Mijn advies luidt: installeer SyncToy en maak daarmee regelmatig een back-up van je belangrijke bestanden.

Moeilijk? Neen, eigenlijk is het heel simpel!

Alternatief: de cloud
Maar eerst iets over een alternatief. In een ideale wereld staan de bestanden die je nodig hebt in de cloud, bovendien heb je altijd toegang tot die bestanden en verder heb je er het volste vertrouwen in dat de cloud-dienstverleners met hun ‘tengels’ van jouw bestanden afblijven, terwijl zij nimmer met een storing worden geconfronteerd.

Ik zou er niet zo zeker van zijn.
Ik blijf daarom bij mijn advies dat het in de digitale wereld altijd verstandig is om over duplicaten van bestanden te beschikken. Dus ook de cloud-adepten raad ik aan om SyncToy (of een programma met soortgelijke functionaliteit) te gebruiken.

SyncToy installeren
SyncToy is een Microsoft-programma dat gratis kan worden gedownload via https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=15155.

Klik hier op “Download”, waarna je kunt kiezen tussen een 86- en 64-bits versie. Waarschijnlijk kun je prima met de 64-bits versie uit de voeten, dus selecteer die en klik vervolgens “Next”.

Sla het bestand op, bijvoorbeeld in de ‘Download’-folder. Open het installatieprogramma en volg de aanwijzingen om SyncToy op je computer te installeren. Ik werk met SyncToy-versie 2.1.

Gebruik van SyncToy
Er zijn twee dingen die je moet begrijpen voor een juist gebruik van SyncToy:
  1. De linker en rechter folder
  2. De drie mogelijke acties.

Linker en rechter folder
SyncToy synchroniseert bestanden tussen twee folders, de ‘linker’ en de ‘rechter’ folder. De linker is de bron-folder, de plaats waar je originele bestanden zich bevinden. De rechter folder is de doel-folder, de plaats waar die bestanden worden gedupliceerd.

In de meeste gevallen bevindt de bron-folder zich op je computer en de doel-folder op een externe harde schijf of in de cloud. Bij wie in de cloud werkt bevindt de bron-folder zich in de cloud en de doel-folder staat bijvoorbeeld op een externe harde schijf of bij een andere cloud-dienst.

Je kunt in SyncToy voor meerdere folderparen synchronisatie-acties aanmaken, die gelijktijdig of afzonderlijk kunnen worden uitgevoerd. Sub-folders worden daarbij meegenomen.

Drie mogelijke acties
Je kunt per folderpaar kiezen voor drie verschillende acties:
  1. Synchronize
  2. Echo
  3. Contribute.

1. Synchronize
Nieuwe en gewijzigde bestanden worden in beide richtingen gekopieerd. Wijzigingen van bestandsnamen en het verwijderen van bestanden aan de ene kant worden aan de andere kant herhaald.

Vooral bij deze optie is het meer gepast om te spreken van een linker en rechter folder dan van een bron- en doel-folder, want na het uitvoeren van SyncToy zijn beide folders identiek, ongeacht welke veranderingen zijn aangebracht.

2. Echo
Nieuwe en gewijzigde bestanden worden van links naar rechts gekopieerd. Wijzigingen van bestandsnamen en het verwijderen van bestanden links worden rechts herhaald.

3. Contribute
Nieuwe en gewijzigde bestanden worden van links naar rechts gekopieerd. Wijzigingen van bestandsnamen links worden rechts herhaald. Bestanden die links zijn verwijderd, blijven rechts behouden.
Deze optie heeft mijn voorkeur, voor het geval je per abuis bestanden verwijdert en SyncToy draait voordat je dat ontdekt.

Verder zijn er nog specifieke instellingen mogelijk, zo kun je bepaalde bestanden of sub-folders uitsluiten van de synchronisatie.

Voorbeelden 
Ik heb voorbeelden uitgewerkt om de werking van SyncToy te illustreren. Ik heb daarbij voor elk van de drie acties een folderpaar aangemaakt met exact dezelfde bestanden in de drie (linker) bron-folders, terwijl ik de (rechter) doel-folders leeg liet.


Voor elk folderpaar heb een bijbehorende actie gedefinieerd. Dat gaat als volgt.

Klik de button “Create New Folder Pair” en selecteer in het popup-scherm de linker- en de rechter-folder.



Klik “Next >” en selecteer in het volgende popup-scherm de gewenste actie (Synchronize, Echo of Contribute), klik nogmaals “Next >”, geef het folderpaar een naam en voltooi met “Finish”.
Dit geeft het beeld aan het begin van dit artikel.

Vervolgens liet ik deze acties gelijktijdig uitvoeren door “All folder pairs” te selecteren en door op “Run” te klikken.


De bestanden links zijn rechts gedupliceerd:


Daarna bracht ik in de drie linker folders dezelfde wijzigingen aan:
  • Word-bestand aangepast
  • De twee afbeeldingen verwijderd
  • Drie nieuwe afbeeldingen toegevoegd.
Dat gaf het volgende beeld:


Bovendien wijzigde ik de rechter ‘synchronize’-folder:
  • Excel-bestand aangepast
  • Drie nieuwe afbeeldingen toegevoegd (andere dan links).
Dat gaf het volgende beeld:


Na deze wijzigingen voerde ik de drie SyncToy-acties nogmaals gelijktijdig uit met de volgende eindresultaten.

Voorbeeld 1: Synchronize
Tenslotte zien de linker en rechter folder er bij ‘Synchronize‘ hetzelfde uit:


De drie afbeeldingen die links waren toegevoegd, zijn rechts gedupliceerd; de drie afbeeldingen die rechts waren toegevoegd zijn links gedupliceerd; het gewijzigde Word-bestand heeft het ongewijzigde bestand overschreven en de twee afbeeldingen die links waren verwijderd, zijn rechts ook verdwenen.

Voorbeeld 2: Echo
Bij ‘Echo’ is de bron-folder onveranderd gebleven, de wijzigingen zitten in doel-folder:



De drie toegevoegde afbeeldingen zijn gedupliceerd; het gewijzigde Word-bestand heeft het ongewijzigde bestand overschreven en de twee verwijderde afbeeldingen zijn ook uit de doel-folder verdwenen. De doel-folder is dus gelijk aan de bron-folder (tenzij er wijzigingen in de doel-folder waren aangebracht).

Voorbeeld 3: Contribute
Ook bij ‘Contribute’ is de bron-folder onveranderd gebleven en zitten de wijzigingen in doel-folder:


De drie toegevoegde afbeeldingen zijn gedupliceerd; het gewijzigde Word-bestand heeft het ongewijzigde bestand overschreven en de twee verwijderde afbeeldingen zijn in de doel-folder behouden gebleven.

SyncToy is geen panacee 
Vint Cerf, de uitvinder van het zgn. tcp/ip-protocol voor het uploaden van computerbestanden naar het internet, gaf onlangs een waarschuwing. Volgens hem dreigen oude digitale bestanden verloren te gaan, omdat ze worden opgeslagen op hardware en in formaten die binnenkort niet meer gelezen kunnen worden. Denk daarbij aan bestanden op floppy’s en cassettebanden – wie heeft er nog een cassetterecorder?
Misschien toch maar weer fotoalbums volplakken…?

Maar zelfs dan: “Verzamel geen schatten voor u op de aarde, waar mot en roest ze verderven” (Mattheüs 6, vers 19).

Samengevat
Hopelijk ben je na lezing van het bestaande…
  • Overtuigt van het belang van duplicaten van digitale bestanden
  • Bekend met de manier waarop SyncToy daarbij kan helpen
  • In staat dit programma toe te passen (ondanks dat het alleen in een Engelse versie beschikbaar is).
Kortom, het is niet voor niets dat ik SyncToy noemde als gereedschap in mijn virtuele gereedschapskist in “De 9 beginselen van mijn blog”.

Al werkend met SyncToy is het je misschien opgevallen dat er wél een C:-schijf op je computer zit, maar geen A:- en B:-schijven. Wie daar het fijne van wil weten verwijs ik naar mijn blogpost “Mien waar is mijn A:-schijf” over mainframe en pc.

En nou wil ik eigenlijk niet weer horen dat bij een computerstoring waardevolle bestanden verloren zijn gegaan.